Smart Working.
Smart Building.

Franz Kühmayer ist geschäftsführender Gesellschafter der Strategieberatung KSPM, die sich auf zukunftsorientierte Arbeitsformen spezialisiert hat. Parallel dazu arbeitet er als Trendforscher am Zukunftsinstitut an eben diesen Themen. Für ihn entsteht das Büro von morgen am Schnittpunkt flexibler Arbeits- und Führungsmodelle einerseits, und schlauer Gebäudestrukturen andererseits. Denn damit Zukunft gelingen kann, braucht es Kultstätten der Innovation.

Innovationskraft ist der Schlüssel zum Erfolg.

Vieles an der Aufbau- und Ablauforganisation von Unternehmen beruht nach wie vor auf dem Dreiklang der Führungsprinzipien von Winston Taylor: Arbeitsteiligkeit als Komplexitätsreduktion, Effizienz als Produktivitätsfaktor und »one best way« als Maßstab des Handelns. Doch so erfolgreich uns diese Prinzipien im industriellen Zeitalter gemacht haben, so fragwürdig ist ihre Zukunftsrelevanz in der Wissensgesellschaft. Die Herausforderungen der Unternehmen liegen häufig in genau dem Gegenteil der Taylor’schen Prinzipien:

Die Challenge ist nicht mehr, wie man eine Abteilung in kleinere Teams unterteilt, sondern wie man die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Produktion oder zwischen Marketing und Logistik verbessert. Wir arbeiten nicht mehr abgeteilt, sondern zusammen – und müssen daher kooperative Strukturen aufbauen und erhalten. Und zwar nicht nur innerhalb des Unternehmens, sondern ganz besonders über die Unternehmensgrenzen hinaus. In temporären, projektartigen Strukturen arbeiten dann Mitarbeiter des Unternehmens mit Kunden, Partnern, Lieferanten, Beratern für eine überschaubare Zeit zusammen, und gehen anschließend in andere Strukturen über. Wem es gelingt, diese Zusammenarbeitsformen nicht nur strukturell sondern auch operativ optimal umzusetzen, ist im Vorteil – und das heisst auch, die passende Infrastruktur zu schaffen, die sich ebenso dynamisch verändert, wie die fluide Organisation selbst, und das so kostengünstig wie möglich.


So widersprüchlich es in Zeiten von Kostendruck und flachem Wachstum klingen mag: Effizienzsteigerung wird nur einen geringen Beitrag zum Erfolg leisten können. Zugegeben, die Optimierung des laufenden Betriebs ist stets möglich, doch um im Wettbewerb zu bestehen, ist die Orientierung an Kostensenkung weniger zielführend, als an Wertsteigerung. »Die Geschichte des Büros ist die Geschichte des Duplizierens, Einordnens, Abrufens, Wiederauffindens. Das Büro ist das Gedächtnis des Unternehmens«, schrieb Peter Treichler in der NZZ. Der Erfolg der Zukunft wird jedoch weniger von einer guten Gedächtnisleistung abhängen als vielmehr von einer guten Innovationsleistung. Zukunftsorientierte Arbeitsumfelder fokussieren daher weniger auf Struktur und Ordnung als vielmehr auf Kreativität und Innovation. Die Schlüsselfrage in diesem Zusammenhang lautet: Wie muss ein Büro aussehen, in dem Menschen ihre besten Ideen haben?

Die Antwort auf diese Frage fällt vielschichtig aus, und führt weg vom uniformen Standard-Büro mit Einheits-Schreibtischen, Einheits-Drehstühlen und dem locker eingestreuten, motivatorisch wirkenden Ficus Benjamini in der Ecke. Sowenig wie es den Durchschnittsmitarbeiter gibt, gibt es auch das Durchschnittsbüro.

Führung aus der Mitte bedeutet Architektur auf Augenhöhe

Dass Führungskräfte ihren Status aus einem großzügigen Einzelbüro in Ecklage mit vorgeschaltetem Sekretariat ziehen, widerspricht nicht nur der Arbeitsorganisation moderner Unternehmen, sondern auch der Aufstiegslogik vor allem jüngerer High Potentials.

Gerade auch top ausgebildete Manager gestehen sich ein, dass an der Unternehmensspitze nicht mehr die Summe der Kompetenzen des Unternehmens vereint sein kann – zu volatil, dynamisch und komplex sind die Sachlagen. Firmen, die das erkannt und verinnerlicht haben, leiten daraus konsequent organisatorische Schritte ab: Vorgaben von oben werden reduziert, Verantwortung an Unternehmenseinheiten delegiert und Freiheitsgrade für Mitarbeiter erhöht. In einer solchen Organisation steigt der Kommunikationsbedarf, sowohl horizontal als auch vertikal an. Wer sich als Manager da in seinem schicken Einzelbüro versteckt, ist rasch hoffnungslos am Abstellgleis der Einflussmöglichkeiten angelangt. Gerade für Führungskräfte bedeutet smartes Arbeiten daher ihre Kontaktflächen zu erhöhen, ihre Interaktionsmöglichkeiten zu multiplizieren – und natürlich auch weiterhin Rückzugsflächen für konzentriertes Arbeiten vorzufinden, allerdings gleichwertig zu anderen Mitarbeitern. In Angesicht flacher werdender Hierarchien ergibt sich eine Architektur auf Augenhöhe, statt einer an althergebrachten Statussymbolen orientierte. Repräsentation bedeutet dann nicht mehr, auf ein Einzelbüro im Universum der Bürolandschaft stolz zu sein, sondern eine gesamte Bürolandschaft zur Verfügung zu haben, die aufgrund ihrer Innovationskraft Status verleiht: Aus dem holzvertäftelten 50 m² Vorstandszimmer wird ein 5.000 m² großes Statussymbol.

Das geht auch mit der Motivationslage der Generation Y einher. Galt in der Vergangenheit materieller Aufstieg als Kennzeichen eines gelungenen Lebenslaufs und einer erfolgreichen Karriere, treten heute immer öfter qualitative Kriterien an die Stelle quantitativ erfassbarer Symbole. Nicht mehr der 5er BMW als Firmenwagen zählt, sondern die Möglichkeit, auf ein breites Spektrum an multimodaler Mobilität zurückzugreifen – und Erfolg drückt sich in sinnstiftender Arbeit, reizvollen Entwicklungschancen und chancenreicher Mitwirkungsmöglichkeiten aus. Wie muss ein Bürogebäude strukturiert sein, das diese Werthaltungen ausdrückt und unterstützt? Jedenfalls deutlich vielschichtiger und urbaner, denn wo im Sinne von Work-Life-Blending die Grenzen zwischen Arbeitsleben und Privatleben verschwimmen, können architektonische Grenzen ebensowenig Bestand haben.
 

Von der Einzel- zur Teamproduktivität

Schließlich stellt sich für Viele immer öfter die Frage: Wozu überhaupt ins Büro gehen? In der Vergangenheit war diese Frage leicht zu beantworten: Weil dort die Produktionsmittel des Wissensarbeiters stationiert waren: Schreibmaschine, Akten, Telefon. Heute haben wir alle Produktionsmittel in der Akten- oder Hosentasche mit dabei. Technologie hinterfragt somit die tradierte Rolle des Büros als Arbeitsort, indem sie Freiheitsgrade zur Arbeitserbringung an unterschiedlichen bzw. allen Orten schafft.

In der gestiegenen Mobilität der Mitarbeiter nehmen Überlegungen zu innovativen Büroumgebungen vielfach bei Facility-Kosten ihren Ausgangspunkt: Wozu ein Büro für 1.000 Mitarbeiter vorhalten, wenn stets nur 450 gleichzeitig anwesend sind. Doch es geht um viel mehr als nur Flächeneffizienz. Denn durch diese Entwicklung wandelt sich das Büro vom Ort der Einzelproduktivität zum Ort der Teamproduktivität. Eindeutige Symptome in vielen Büros: Man findet halbleere Schreibtischlandschaften vor, aber keinen Platz in den massiv überbuchten Besprechungsräumen, gleichzeitig entwickeln sich informelle Treffpunkte – wie Cafeteria und Lounges – vom Pausenbereich zum Arbeitszentrum. Bei Smart Working geht es nicht darum, an der Zahl der Schreibtische zu sparen, sondern eine vielschichte Arbeitswelt zu erschaffen, in der die Innovationskraft und Produktivität der Mitarbeiter aufblüht.

Konsequenz: Smart Building, Smart Working.

Für Anbieter von Büroimmobilien bedeutet Smart Building eine deutliche Ausdifferenzierung ihres Angebots und eine Hinwendung zum Kunden. In einem Single-Tenant-Gebäude ist dies noch leichter möglich, bei Multi-Tenant-Szenarien wird es herausfordernder. Schlaue Gebäudekonzepte ziehen allerdings genau aus der Vielfalt ihrer Nutzer besondere Vorteile: Durch Corporate Coworking entstehen Chancen für Großunternehmen wie auch für Startups, durch formelle und informelle Collaboration Zonen nicht nur innerhalb der Flächen einzelner Nutzer, sondern zugänglich für alle im Gebäude entsteht ein brummender Innovations-Hub über die Grenzen der Nutzer hinaus.

Eine weitere Folge ist die deutlich gestiegene Vernetzung des Gebäudes, das durch die Integration vielschichter Sensorik auch im Wortsinne smart wird. Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass Home Automation aktuell weiter fortgeschritten ist als die Digitalisierung von Bürogebäuden. Wer jedoch energie- und kosteneffizient agieren möchte, und gleichzeitig den Nutzerkomfort zu maximieren trachtet, kommt um Proptech nicht herum. Das Spektrum reicht von schlauen Garagen für Elektromobilität über die Analyse von Bewegungsströmen zur Optimierung von Klima- und Energiezonen bis zur dynamischen Zuordnung von Flächen je nach aktueller Aufgabenstellung.


Für die Nutzer von Büroimmobilien bedeutet Smart Working eine intensivere Auseinandersetzung mit sich selbst und mit der Wertschöpfungslandschaft des Unternehmens in der Zukunft. Dazu fehlt nicht selten der strukturierte Zugang: Das Beratungsunternehmen Pierre Audoin hat erhoben, dass eine Workplace-Modernisierung zwar bei 85 Prozent der Unternehmen auf der Agenda steht, aber über 60 Prozent keine Workplace-Strategie definiert haben. Dabei ist eine solche Strategie Grundvoraussetzung für eine gelungene Implementierung. Komponenten dafür entstehen aus dem Dreisprung Architektur, Technologie und Organisation – und zwar jenseits von Best Practices, die stets nur ein inspirativer Ausgangspunkt sein können, aber durch unternehmensspezifische Inhalte, wie etwa Kultur, Strategie, Marke, eigenständig interpretiert werden müssen. Analytische Kompetenz, die am Schnittpunkt zwischen Immobilien-Know-How und Strategie-Know-How wirkt, wird an Bedeutung gewinnen – das Schlagwort lautet: Best Fit statt Best Practice.

Kultstätte statt Traumbüro

Das Büro der Zukunft wird neben seinen funktionalen Aufgaben vor allem die Identikation mit dem Unternehmen erfüllen müssen. Dabei geht es aber nicht nur um die Sichtbarmachung von Marke nach innen und außen – Branding alleine reicht nicht aus.
 Vielmehr geht es darum, einen Raum zu erzeugen,
 der die Unternehmenskultur widerspiegelt und prägt, Begeisterung erzeugt und Innovationskraft fördert. Es geht nicht um Oberflächlichkeiten und Gestaltung als Zierde, sondern um ein tiefgreifendes Verständnis für das Beziehungs- und Handlungsgeflecht in einem Unternehmen und seinem Ökosystem. Im Wandel der Arbeitswelten wird der Kultfaktor zum entscheidenden Element, da sich vor allem die besten Köpfe durch das Meta-Design eines Ortes angezogen fühlen. Das Büro der Zukunft soll bei aller Funktionalität vor allem auch attraktiv wirken, ein ikonischer Ort sein, an dem man sein »muss«. Gelingen kann dies nur im Zusammenspiel zwischen Architektur und Leadership.